Privacy Policy – PermiPro

Bij PermiPro ("wij", "ons" of "onze") nemen jouw privacy serieus. Deze privacy policy legt uit hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, verwerken en beschermen wanneer je onze landingspagina of website bezoekt, een contactformulier invult, of gebruikmaakt van onze applicatie, ons SaaS-platform en onze diensten.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

PermiPro BV
E-mail: info@permipro.be
PermiPro treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke (Data controller) voor de verwerking van jouw persoonsgegevens als bezoeker, gebruiker of klant van onze diensten.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën gegevens:

• Bezoekers- en contactgegevens (landingspagina & formulieren): Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam en alle informatie die je vrijwillig achterlaat via een contact- of aanvraagformulier.
• Account- en transactiegegevens (applicatie & platform): Accountinloggegevens, facturatiehistorie, gekochte creditbundels, abonnementsstatus en betalingsgegevens (verwerkt via onze externe betalingsdienst).
• Project- en gebruiksgegevens (applicatie): Door de gebruiker geüploade projectdocumenten, plannen, ingevoerde adressen of percelen, en gegenereerde analyses.
• Technische & analytische gegevens (website & applicatie): IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, cookie- of analytics-informatie, geolocatiegegevens bij kaartvisualisaties, datum en tijd van bezoek, inlogtijden en interactiegegevens op de landingspagina en in de applicatie.

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact & informatieverstrekking: Om je vragen te beantwoorden, informatie te verstrekken of contact op te nemen wanneer je een formulier invult op onze landingspagina.
• Dienstverlening op het platform: Om jouw account te beheren, credit- en abonnementssaldo's bij te houden, ruimtelijke prescan-analyses uit te voeren en vergunningsdocumenten te genereren in de applicatie.
• Betalingen & administratie: Om betalingen af te handelen, facturen op te stellen en te voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen.
• Optimalisatie & Beveiliging: Om de werking, veiligheid en prestaties van onze landingspagina, applicatie en onderliggende verwerkingstechnologieën te analyseren en te verbeteren.
• Marketing: Om nieuwsbrieven of product-updates te sturen (indien je hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven of indien dit een bestaande klantrelatie betreft).

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende juridische gronden:

• Toestemming: wanneer je een formulier invult en instemt met het gebruik van je gegevens.
• Legitiem belang: voor het verbeteren van onze website en dienstverlening.
• Wettelijke verplichting: voor administratieve of juridische doeleinden.
• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het verlenen van toegang tot onze applicatie, het leveren van onze SaaS-diensten, accountbeheer en het verwerken van betalingen.

5. AI-verwerking en gegevensbescherming

PermiPro garandeert dat geüploade projectdocumenten en vertrouwelijke klantgegevens onder geen beding worden gebruikt voor het trainen van publieke of externe AI-modellen van derden.

AI-verwerkingen vinden uitsluitend plaats via afgeschermde Enterprise Cloud-infrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Geaggregeerde of geanonimiseerde data kan uitsluitend worden gebruikt voor interne kwaliteitsverbetering van onze verwerkingstechnologieën.

6. Delen van gegevens en sub-verwerkers

Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Voor het beheren van onze landingspagina en de uitvoering van onze applicatiediensten maken wij gebruik van gespecialiseerde sub-verwerkers en dienstverleners:

• Google Cloud EMEA Ltd. (EER): Cloud-hosting, database-opslag, infrastructuur en afgeschermde Enterprise AI-verwerking.
• Mistral AI SAS (EER): Geautomatiseerde documentverwerking en tekstuele analyse.
• Stripe Payments Europe Ltd. (EER): Betalingsverwerking en facturatie.
• Mapbox, Inc. (EER / EU-US Data Privacy Framework): Geografische kaartvisualisaties en geolocatieverwerking.
• PostHog, Inc. (EER): Productanalyse, foutregistratie en optimalisatie van de website en applicatie.

Alle verwerkers zijn contractueel gebonden aan strikte geheimhouding en de bepalingen van de GDPR.

7. Bewaartermijn

• Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
• Lead- en contactgegevens (landingspagina): Bewaard zolang als nodig is om je aanvraag af te handelen of totdat je jouw toestemming intrekt.
• Account- en projectdata (applicatie): Bewaard gedurende de actieve duur van je account. Na beëindiging van het account houden wij je gegevens nog maximaal zestig (60) dagen beschikbaar voor download, waarna deze definitief worden verwijderd (conform onze Algemene Voorwaarden).
• Fiscale gegevens: Facturen en transactiegegevens worden bewaard conform de wettelijk verplichte bewaartermijn van 7 tot 10 jaar.

8. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten onder de AVG:

• Recht op inzage in je gegevens
• Recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering van je gegevens ("recht om vergeten te worden")
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht van bezwaar tegen verwerking voor marketingdoeleinden

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via: info@permipro.be.

9. Cookies en analytics

Onze landingspagina en applicatie gebruiken mogelijk cookies en analytics om het gebruik te analyseren. Je kunt cookies beheren of blokkeren via je browserinstellingen.

Wij gebruiken privacyvriendelijke analysehulpmiddelen om ons te helpen begrijpen hoe onze dienst wordt gebruikt en om de algemene prestaties te verbeteren. Deze hulpmiddelen kunnen beperkte technische en gebruiksgegevens verzamelen, die worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd, en er wordt geen informatie gebruikt voor andere doeleinden dan het analyseren en verbeteren van de dienst.

10. Veiligheid

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Dit omvat onder meer gegevensversleuteling (in transit en at-rest), strikte toegangscontrole en beveiligde cloud-hosting binnen de EER.

11. Wijzigingen in deze Privacy Policy

PermiPro behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. De meest actuele versie is steeds raadpleegbaar via onze website en applicatie.