Algemene voorwaarden – PermiPro

1. Identiteit van de dienstverlener

PermiPro

E-mail: info@permipro.be

Hierna: “PermiPro BV”, “wij” of “de Aanbieder”.

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het PermiPro-platform, de website, software en alle daaraan gekoppelde diensten.

Door een account aan te maken of het platform te gebruiken, aanvaardt de gebruiker deze voorwaarden volledig en zonder voorbehoud.

3. Aard van de dienstverlening

PermiPro is een softwareplatform dat gebruikers ondersteunt bij het verzamelen, structureren en analyseren van informatie rond vergunningstrajecten en ruimtelijke ordening.

PermiPro verstrekt geen bindend juridisch, architecturaal of administratief advies en kan niet worden beschouwd als vervanging van professioneel advies. Alle informatie is indicatief.

De gebruiker blijft steeds zelf verantwoordelijk voor beslissingen en aanvragen.

4. Externe databronnen en indicatieve informatie

PermiPro maakt gebruik van externe databronnen en overheidsdiensten.

De informatie die via externe bronnen wordt verkregen heeft een zuiver informatieve en indicatieve waarde en wordt regelmatig bijgewerkt.

PermiPro biedt geen garanties met betrekking tot de actualiteit, volledigheid, accuraatheid of geschiktheid voor een bepaald doel van deze externe informatie.

Indien via het platform aangeboden informatie tekortkomingen vertoont, zal PermiPro redelijke inspanningen leveren om dit te corrigeren of de bronbeheerder te informeren.

Gebruikers kunnen onjuistheden melden via het contactadres van PermiPro.

5. Accounts & gebruiksregels

De gebruiker verbindt zich ertoe:

• correcte en actuele gegevens te verstrekken;
• de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens te waarborgen;
• zijn account niet te delen met derden.

Accounts aangemaakt via geautomatiseerde systemen (bots) zijn niet toegestaan.

Het is niet toegestaan meerdere gratis accounts te creëren door éénzelfde natuurlijke of rechtspersoon, noch om één account met meerdere personen te delen.

PermiPro behoudt zich het recht voor om het gebruik van het platform te beperken bij overmatig of abnormaal gebruik, waaronder maar niet beperkt tot een buitensporig aantal aanvragen, dataverkeer of API-calls, indien dit de stabiliteit of prestaties van het platform voor andere gebruikers in gevaar brengt

PermiPro behoudt zich het recht voor om accounts te blokkeren of te verwijderen bij misbruik of schending van deze voorwaarden.

6. Gebruik van het platform

Het is verboden het platform te gebruiken voor:

• illegale doeleinden;
• het verspreiden van schadelijke software;
• het verzenden van spam of ongewenste communicatie;
• het omzeilen van beveiligingsmaatregelen.

De gebruiker mag de software niet kopiëren, aanpassen, decompileren of reverse-engineeren.

7. Prijzen, facturatie en betaling

7.1 PermiPro biedt haar diensten aan via eenmalig aangeschafte creditbundels ("pay-per-use" zonder periodieke verplichting) en/of via periodieke abonnementen (met vast gealloceerde credits of specifieke functionaliteiten per termijn). Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

7.2 PermiPro kan bij aanmaak van een nieuw account gratis welkomstcredits of een proefperiode toekennen ter kennismaking. PermiPro behoudt zich het recht voor om de omvang en beschikbaarheid van gratis credits te allen tijde te wijzigen, alsmede accounts te blokkeren die geautomatiseerd of oneigenlijk worden aangemaakt om meerdere gratis pakketten te verkrijgen (conform artikel 5).

7.3 Aankoop en tewerkstelling van creditbundels:

• Creditbundels worden eenmalig aangeschaft en vooraf gefactureerd of via de online betalingsdienst voldaan.
• Eenmalig aangeschafte creditbundels verlopen niet; deze credits blijven onbeperkt geldig en beschikbaar op het gebruikersaccount van de klant zolang het account actief blijft.

7.4 Abonnementen (voorwaarden, verlenging en opzegging):

• Abonnementen worden vooraf gefactureerd per afgesproken periode (maandelijks of jaarlijks) en worden na afloop van de initiële termijn stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode, tenzij tijdig opgezegd via het gebruikersaccount of per e-mail met inachtneming van een opzegtermijn van minstens 14 dagen vóór de hernieuwingsdatum.
• Credits die deel uitmaken van een periodiek abonnement zijn gebonden aan de betreffende abonnementsperiode en worden niet overgedragen naar een volgende periode, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de specifieke abonnementsvoorwaarden.

7.5 Facturen zijn betaalbaar binnen een termijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij niet-betaling heeft PermiPro het recht om de toegang tot het platform en het gebruik van opgebouwde credits op te schorten (conform artikel 8).

7.6 Aangeschafte credits en abonnementsgelden zijn gekoppeld aan het specifieke gebruikersaccount, zijn niet-overdraagbaar aan derden of andere accounts, en kunnen onder geen beding worden omgeruild voor contant geld of terugbetaald worden voor gedeeltelijke periodes of ongebruikte credits, behoudens wettelijk dwingende uitzonderingen.

8. Duur, opschorting en beëindiging

De gebruiker kan zijn abonnement opzeggen via het voorzien gebruikersaccount.

PermiPro kan accounts zonder voorafgaande ingebrekestelling opschorten of beëindigen bij:

• niet-betaling;
• misbruik; hieronder wordt verstaan elke actie die een onaanvaardbaar risico vormt voor de integriteit, beveiliging of stabiliteit van het platform.
• schending van de voorwaarden.

Na beëindiging van de overeenkomst, ongeacht de reden, zal PermiPro de gegevens van de gebruiker gedurende een periode van zestig (60) dagen beschikbaar houden voor download of overdracht door de gebruiker. Na deze termijn van 60 dagen heeft PermiPro het recht om alle gebruikersgegevens, inclusief maar niet beperkt tot projectbestanden en accountinformatie, definitief te verwijderen, tenzij PermiPro wettelijk verplicht is om de gegevens langer te bewaren. De gebruiker erkent en aanvaardt dat het niet tijdig downloaden van de gegevens binnen deze periode uitsluitend diens eigen verantwoordelijkheid is.

De gebruiker is niet gerechtigd zijn rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst over te dragen aan een derde partij zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van PermiPro. PermiPro kan deze toestemming weigeren op grond van onder meer commerciële, technische of mededingingsredenen.

9. Beschikbaarheid en onderhoud

PermiPro streeft naar een hoge beschikbaarheid van het platform, maar garandeert geen ononderbroken werking.

Onderbrekingen kunnen optreden door:

• technisch onderhoud;
• updates;
• externe infrastructuurproblemen.

PermiPro is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van tijdelijke onbeschikbaarheid.

10. Intellectuele eigendom

10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het platform, de software, databanken, algoritmes, RAG-promptarchitectuur en interfaces blijven de exclusieve eigendom van PermiPro. De gebruiker verkrijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

10.2 De Klant behoudt of verkrijgt alle intellectuele eigendomsrechten op de door het platform gegenereerde prescans, rapporten en nota’s ("outputs") die specifiek voor een project van de Klant worden gegenereerd.

11. Inhoud en data van gebruikers

De gebruiker blijft eigenaar van de gegevens die hij uploadt.

De gebruiker verleent PermiPro een wereldwijde, royaltyvrije en niet-exclusieve licentie om geüploade gegevens, documenten en projectbestanden te verwerken, te hosten en op te slaan voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten.

Daarnaast verleent de gebruiker PermiPro het recht om geüploade gegevens, uitsluitend na geautomatiseerde anonimisering en/of aggregatie, te gebruiken voor de analyse, optimalisatie en kwaliteitsverbetering van het platform en de onderliggende verwerkingstechnologieën. PermiPro zal deze gegevens niet delen op een wijze die de identiteit van de gebruiker of de vertrouwelijkheid van individuele projecten onthult.

PermiPro heeft het recht om inhoud te weigeren of te verwijderen indien deze onrechtmatig, schadelijk of strijdig is met deze voorwaarden.

Technische verwerking van gegevens vindt plaats via de in Bijlage A genoemde sub-verwerkers.

12. Aansprakelijkheid

Het platform wordt aangeboden “in de staat waarin het zich bevindt” en “voor zover beschikbaar”.

PermiPro is niet aansprakelijk voor:

• directe of indirecte schade;
• verlies van winst of klanten;
• verlies van data;
• beslissingen gebaseerd op de software.

De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de gebruiker in de laatste drie (3) maanden heeft betaald.

De gebruiker vrijwaart PermiPro volledig tegen alle aanspraken, schadevergoedingen, boetes, kosten en vorderingen van derden die voortvloeien uit het onrechtmatig of onzorgvuldig gebruik van het platform, schending van deze voorwaarden of overtreding van toepasselijke wetgeving door de gebruiker.

13. Overmacht

PermiPro is niet aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle.

14. Wijzigingen aan de dienst en voorwaarden

PermiPro behoudt zich het recht voor om:

• functionaliteiten te wijzigen;
• diensten te beëindigen;
• prijzen aan te passen.

Wijzigingen worden via de website of per e-mail gecommuniceerd.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

Geschillen vallen onder de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.

16. Samenhang met andere documenten

Deze algemene voorwaarden vormen samen met andere documenten van PermiPro, waaronder maar niet beperkt tot de Privacy Policy, eventuele bijzondere voorwaarden, aanbiedingen en overeenkomsten, het volledige contractuele kader tussen PermiPro en de gebruiker.

17. Gegevensbescherming & DPA

17.1 Voor zover PermiPro bij de uitvoering van de diensten persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant (waaronder gegevens in geüploade projectbestanden), treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke en PermiPro als Verwerker in de zin van de GDPR.

17.2 Op deze verwerkingen zijn de bepalingen van het Data Processing Addendum (DPA) van toepassing, dat als Bijlage A integraal onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden.

Bijlage A – Data Processing Addendum (DPA)

1. Roldefinitie: De Klant is Verwerkingsverantwoordelijke; PermiPro is Verwerker in de zin van Art. 28 GDPR.

2. Doel van verwerking: Het verlenen van SaaS-diensten voor ruimtelijke analyse, documentgeneratie en vergunningsondersteuning op basis van door de Klant geüploade gegevens.

3. Verplichtingen van PermiPro:

• Verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van instructies van de Klant en ter uitvoering van de SaaS-overeenkomst.
• Alle verwerkingen en opslag van persoonsgegevens vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Geüploade gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van openbare AI-modellen.
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn geïmplementeerd (waaronder encryptie in transit en at-rest).

4. Sub-verwerkers: De klant verleent toestemming voor het gebruik van de volgende categorieën sub-verwerkers voor de uitvoering van het platform:

• Stripe Payments Europe Ltd. (EER): Betalingsverwerking en facturatie.
• Google Cloud EMEA Ltd. (EER): Hosting, database-opslag, infrastructuur en afgeschermde Enterprise AI-verwerking.
• Mistral AI SAS (EER): Geautomatiseerde documentverwerking en tekstuele analyse.
• Mapbox, Inc. (EER / EU-US Data Privacy Framework): Geografische kaartvisualisatie en verwerking van geolocatiegegevens.
• PostHog, Inc. (EER): Productanalyse, foutregistratie en optimalisatie van de gebruikerservaring.

5. Datalekken: PermiPro stelt de Klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, op de hoogte van elk bevestigd datalek met betrekking tot persoonsgegevens van de Klant.